새로운 개념 GTD, 살펴볼 것이 하나 늘었다.



아래의 글은 케퍽의 Calm님의 글을 옮겨왔음을 밝힙니다.



[] GTD의 철학

▣ 요약 정리를 쓰며: GTD에서 말하는 업무 처리 과정이란 사실 전혀 새로울 것이 없다. 업무를 처리하다 보면 누구나 막연하게라도 알고 있는 방식이다. 다만 GTD는 이 과정들을 정리를 통해 명시적으로 보여주고, 그 과정들을 어떻게 사용하면 잡념 없이 한 번에 한가지 일에 집중할 수 있는 마음 상태를 만들어낼 수 있는지에 대해 이야기하고 있다.



따라서 이미 업무를 처리함에 있어서, 아무런 잡념 없이 집중할 수 있는 사람이라면 GTD를 공부할 필요가 없다고 생각하며, 그렇지 못한 사람의 경우, GTD의 기술적인 부분보다 GTD에서 이야기하고 있는 방법들이 어떻게 마음의 속을 깨끗이 비우는 데 도움을 주는지에 초점을 두고 읽어야 한다고 생각한다.



▣ 기본 철학: 사람들은 한 가지 일을 하면서 동시에 머리 속에는 미처 하지 못한 일들 또는 혹시 잊어버리고 있는 것이 없는지 등에 관해 계속 생각하고 있다. 이러한 습관은 집중력 저하, 에너지 소모, 시간 낭비를 야기한다. 따라서 모든 해야 할 일, 마음 쓰이는 일들을, 시기 및 중요도를 떠나 머리와 마음 바깥으로 끄집어 내서 논리적이고 믿을 수 있는 시스템에 넣어 둔다. 그렇게 함으로써, 불확실한 것들에 대한 우려를 마음과 머리에서 불식하고, 그것을 통해 현재 하고 있는 일에만 집중할 수 있도록 한다.



마음은 우리가 지금 할 수 있는 일과 없는 일을 동시에 떠올린다. 행동할 수 없는 일을 계속 생각하는 것은 시간과 에너지 낭비이다. 지금 할 수 있는 일과 할 수 없는 일을 명확하게 구분하자.



▣ 시간관리 식 자기 관리 시스템의 문제점

　? 현대의 일은 분명한 경계를 갖지 않는다, 직무와 상황은 끊임없이 변한다,

　? 시간과 우선순위의 관리란 없다. 시간과 우선 순위는 상황에 따라 주어질 뿐이다.

　? 따라서 오직 행동경영. 즉 주어진 시간에 무엇을 할 것인가? 만이 관리 가능하다.



▣ Top Down방식의 실행 과정에서 원치 않던 결과가 나오는 3가지 원인

　? 현실을 이상에 맞추려고 하기 때문에 신경 쓸 일들이 많이 생겨서 집중력이 분산됨

　? 일관된 자기 관리 시스템의 부재.

　? 거창한 목표와 가치에 따른 잦은 세부 계획 변경.



▣ Bottom Up방식의 장점

　? 정신을 깨끗이 청소하기 쉽다.

　? 일상 업무를 처리했을 때 보다 큰 자유와 자원을 얻을 수 있다.

　(어차피 대부분의 일상 업무라는 건 이상에 관계없이 해야만 하는 일들이다.)



[] GTD 용어 정의

▣ 미완의 고리: 제자리에 있지 않거나 잘못된 방식을 지닌 모든 물리/비물리적인 것들.

▣ 수평적 행동 경영: 모든 행동에 일괄적으로 적용되는 경영 원리 = 시스템

▣ 수직적 행동 경영: 하나의 프로젝트에 관련해서 일어나는 일들. (프로젝트 목적 명확화, 비전 제시, 브레인스토밍, 세부계획, 관계자에게 전화 걸기 등.)

▣ 조직화: 가공된 항목들을 관리하기 위해 시스템 안으로 집어 넣는 처리 과정.

▣ 행동/다음 행동: 업무를 완수하기 위해 해야 하는 ?물리적인 움직임“이 수반되는 가시적인 활동

(예를 들어 ?회의 날짜 정하기“ 는 행동이 아니다. ?회의 날짜를 정하기 위해 메일 보내기’가 물리적인 행동이다.)

▣ 리스트: 유사한 성격을 지닌 일들을 묶어놓은 목록, 리마인더의 역할을 수행한다.

☆ 리스트는 반드시 종이 리스트일 필요가 없다. 상자도 하나의 리스트가 될 수 있다.

☆ 항목을 처음 모습 그대로 리스트나 폴더에 추가하는 것도 좋다.

☆ 작업 공간에서만 할 수 있는 항목들의 리스트와 그 외 항목들의 리스트를 구분한다.

▣ 프로젝트: 하나 이상의 행동으로 얻어지는 목표. 결과 상태

▣ 프로젝트 리스트: 자신이 처리해야 할 업무들이 남아 있다는 표지판 및 도달해야 할 결승선들. 색인 기능을 수행한다. (세부 계획, 우선순위, 규모, 중요도 등은 리스트에 포함되지 않는다!!)

+ 정기 검토를 통해 모든 프로젝트들에 대한 단계별 행동들을 확인할 수 있게 해준다.

+ 행동들에 대한 평가 기준이 되어 준다.

(프로젝트 리스트는 프로젝트의 목적과 비전들로 작성되므로)

+ 여러 개의 프로젝트 리스트보다 단일화된 목록이 대체로 낫다.

+ 그렇지만 개인/직장, 위임된 프로젝트들, 특정 유형의 프로젝트들로 리스트들을 따로 분류할 수도 있다.

+ 하위 프로젝트들: 프로젝트가 거대해서 내부에 일들이 다시 프로젝트로 분류되는 경우

방법1. 상/하 구분 없이 프로젝트들을 단일 리스트에 올린다.

방법2. 별로의 하위 리스트로 분리한다.

☆ 중요한 것은 모든 진행 중인 프로젝트들이 무엇이 있는지 만 검토할 수 있으면 된다.

▣ 프로젝트 지원재료: 프로젝트에 필요한 일, 관련 정보, 세부 상황, 계획, 등 프로젝트에 관한 행동과 생각을 지원할 수 있는 모든 것.



[] GTD의 대략적인 흐름

▣ 업무 흐름의 일반적인 다섯 단계

1. 수집

2. 의미와 구체적인 할 일을 가공

3. 가공 결과를 조직화(분류/배치/구성/연계/보관/일정표에 기입 등)

4. 선택 가능한 방안들을 검토

5. 실행



☆ 업무 흐름의 품질은 위 다섯 단계를 연결하는 고리 중 가장 약한 고리에 의해 결정된다.



▣ GTD에서 항목들의 흐름

1. 수집함

2. 가공: 수집함에 있는 항목을 하나씩 꺼내서 다음과 같은 부분을 판단한다.

　? 항목의 내용 및 의미의 명확화

　? 실행할 수 있는 것인가?

3. 조직화:

　a. 실행 불가능한 항목이 조직화의 결과로 도달하게 되는 3가지 지점.

　　? 쓰레기 통

　　? 보류 리스트

　　? 참고 자료함

　b. 실행 가능한 항목이 조직화의 결과로 도달하게 되는 6가지 지점.

　　? 즉각 실행

　　? 위임 후 대기 리스트에 기입

　　? 달력에 기입

　　? 다음 행동 리스트

　　? 프로젝트 계획

　　? 프로젝트 검토

　

4. 수시/정기 검토

5. 실행



] GTD의 세부 과정

▣ 수집하기

1. 모든 것을 수집하는 의미: 일거리의 부피감 확인, 최종 목표지점 파악, 남아 있을지 모르는 일거리에 대한 불안 불식 (크든, 작든, 급하든, 사소하던, 집 터, 공간, 물리적 사물, 약속, 전자 상의 데이터 등등 지금의 모습에서 달라져야 한다고 생각하는 것이면 무엇이든 수집.)



2. 수집용 도구들=수집되는 곳: 사물/서류 보관함, 종이류 (생각, 약속 등의 기록 보관), 전자 메모장, 보이스 레코더, 이메일, 기타 등등



3. 물리적 수집: 현재 위치, 현재 방식대로 있어서는 안 되는 모든 물리적인 것들.

예) 소모품(문구, 명함, 우표, 노트, 서류, 볼펜, 전지, 고무줄, 티슈 등등), 참고자료, 장식품, 각종 설비, 책장, 가구, 화분, 사무 공간 그 자체 등등



☆ 물리적 수집 과정에 발생할 수 있는 문제들과 요령.

+ 항목이 너무 커서 안 들어갈 때: 해당 내용을 날짜와 함께 메모에 적어서 수집함에 넣는다.

+ 파일이 너무 많아서 수집함에 안 들어갈 때: 입력물에 포함되지 않은 물품은 수집함 주변에 놓는다.

+ 필요 없는 것은 즉각적인 버린다.

+ 이미 다른 리스트나 시스템에 포함되어 있던 것들: 해당 시스템이 완전히 익숙하지 않거나, 실행하지 않은지가 오래되었다면 다 끄집어 내서 수집함에 넣는다.

+ 실행 했어야 하는데 깜박 잊고 있던 일들: 지금 즉시라도 해야 하는 일이면 즉시 처리하고, 어차피 늦은 일이면 수집함에 넣는다.

+ 주 표적 공간들: 책상 위, 책상 서랍, 각종 수납장, 캐비닛 내부, 마루, 벽, 선반, 장비. 가구, 설치 물, 조명. 기타 다른 장소들